Urząd szeroko otwarty

W wałeckim Urzędzie Miasta od roku funkcjonuje system rezerwacji wizyt w większości
wydziałów, który w ciągu najbliższych kilku tygodni ma zostać dodatkowo rozszerzony. Celem wprowadzenia tego systemu jest – w opinii sekretarz Wałcza Magdaleny Krawczyk i wiceburmistrz Hanny Szynkaruk-Szpyndy – usprawnienie obsługi mieszkańców i zwiększenie dostępności Urzędu. Czy rozszerzenie tej możliwości oznacza, że nie można już będzie wejść do Urzędu Miasta z ulicy i załatwić sprawę „od ręki”? Sprawdziliśmy to i okazało się, że nie taki diabeł straszny. Sprawdziliśmy również, czy rezerwacje wizyt są możliwe w okolicznych urzędach i instytucjach.

– Przede wszystkim trzeba podkreślić, że system rezerwacji wizyt w Urzędzie Miasta Wałcz działa już od roku, więc nie można mówić, że jest czymś nowym – mówi sekretarz Wałcza Magdalena Krawczyk.

Jak to działa? Na stronie internetowej Urzędu Miasta w odpowiedniej zakładce znajduje się katalog spraw możliwych do załatwienia podczas wizyty w urzędzie wraz z przypisaniem ich do konkretnych wydziałów. Kilka kolejnych kliknięć doprowadza interesanta do ustalenia konkretnej daty i godziny, kiedy zostanie osobiście obsłużony przez urzędnika.

– Kiedy ktoś przychodzi do jakiegoś wydziału w Urzędzie Miasta i jest umówiony na konkretną godzinę, to ma gwarancję, że dokładnie o tej godzinie zostanie przyjęty, a więc nie stoi w kolejce, nie czeka, nie traci czasu – tłumaczy M. Krawczyk. Nasi mieszkańcy w większości przypadków pracują i żeby załatwić sprawę urzędową, musieli zwalniać się z pracy albo nawet brać dzień wolny. System rezerwacji sprawia, że jest to o wiele prostsze i wygodniejsze dla interesantów. To nie dotyczy wszystkich wydziałów, ponieważ w niektórych z nich obsługa jest realizowana na bieżąco, chociażby w Urzędzie Stanu Cywilnego, gdzie np. zgony muszą być obsługiwane o każdej porze otwarcia urzędu.

W praktyce wyglądało to do tej pory tak, że wizytę w urzędzie można było zarezerwować, ale też można było po prostu pójść do magistratu i spróbować załatwić swoją sprawę w jakimś wydziale „z marszu”. Niosło to jednak ze sobą ryzyko, że trzeba było spędzić ileś czasu w kolejce (jeśli była) lub też odejść z niczym, bo urzędnik był akurat nieobecny lub zajęty wykonywaniem innych obowiązków.

Po zmianie przepisów obsługujemy na przykład cały powiat w zakresie dowodów osobistych wydawanych w terenie, więc dwóch naszych pracowników jeździ do gminy Człopa, Mirosławiec, Tuczno i wówczas też może dojść do sytuacji, kiedy interesant będzie chciał załatwić sprawę w wydziale, a urzędnicy są akurat na wyjeździe – mówi wiceburmistrz Wałcza Hanna Szynkaruk-Szpynda. – A jeżeli najpierw się umówimy przez system rezerwacji wizyt, to rzeczywiście pracownik będzie o danej godzinie na nas czekał.

A co z mieszkańcami, którzy z jakichś powodów będą mieli czy też już mają problem z umówieniem wizyty w Urzędzie Miasta przez system e-rezerwacji? Dotyczy to zwłaszcza osób starszych, z których część ma problemy komunikacyjne, a nie wszyscy seniorzy równie dobrze czują się w internetowej rzeczywistości.

– My ciągle dążymy i nadal będziemy dążyć do tego, aby system rezerwacji działał sprawnie, natomiast mamy świadomość, że jest to proces długofalowy i nie wszystkie osoby są w stanie zarejestrować się same, dlatego w Biurze Obsługi Interesanta jest taka możliwość, że pracownicy pomogą takim osobom – zapewnia M. Krawczyk. – Zapewniam, że nadal można się z nami kontaktować
osobiście, telefonicznie albo drogą mailową. W tym roku weszły e-doręczenia, więc zachęcamy przy okazji do zakładania sobie adresów do e-doręczeń. Część spraw zgodnie z ustawą załatwiamy nadal przez ePUAP. Zawsze chętnie służymy pomocą i udzielamy wszelkich informacji.

Czy właśnie rozszerzany system e-rezerwacji funkcjonuje już w innych urzędach i instytucjach w okolicy? Sprawdziliśmy to. Możliwość rezerwacji wizyt praktykowana jest w wałeckim Urzędzie Skarbowym i ZUS-ie. Od lat sprawy związane z rejestracją aut w Wydziale Komunikacji wałeckiego Starostwa można załatwić po telefonicznym ustaleniu wizyty przez Biuro Obsługi Interesanta. System e-rezerwacji wizyty w Wydziale Komunikacji obowiązuje również w Starostwie Powiatowym w Pile i jego punkcie zamiejscowym w Wyrzysku, a także m.in. w Starostwie Czarnkowsko-Trzcianeckim, w Starostwie drawskim natomiast nie. Jeśli chodzi o samorządy miejskie i gminne, to wójt i burmistrzowie (a w przypadku ich nieobecności wyznaczone przez nich osoby, np. zastępcy) obowiązkowo przyjmują interesantów w jeden dzień w tygodniu (najczęściej jest to poniedziałek) przez dwie godziny. Co nie oznacza, że jeśli nie pochłaniają ich inne obowiązki, to nie przyjmują nikogo „z marszu”.

Wracając do wałeckiego systemu rejestracji, to przyjmowany jest on przez mieszkańców różnie. Część z nich odbiera tę możliwość pozytywnie, ale inni jako tworzenie sztucznej bariery pomiędzy nimi i urzędem.

– My patrzymy na to jako na usprawnienie i ułatwienie mieszkańcom dostępu do Urzędu – przekonuje M. Krawczyk. – Natomiast rezerwacja wizyt jest również po to, żeby pracownicy mogli sobie zaplanować wykonywanie swoich obowiązków
również w terenie, a warto pamiętać o tym, że muszą też mieć czas na pracę merytoryczną, wewnętrzną, związaną m.in. z procesem administracyjnym, wydawaniem decyzji czy postanowień, opracowywaniem różnych dokumentów. Itd. W tej chwili jesteśmy przed reorganizacją i rozszerzeniem zakresu e-rezerwacji, co powinno nastąpić w perspektywie kilku najbliższych tygodni. Chcę jednak wyraźnie podkreślić, że kiedy mówimy o rozszerzeniu, to mamy na myśli więcej urzędników objętych tym systemem, a nie to, że przechodzimy tylko na system e-rezerwacji. Drzwi do Urzędu Miasta zawsze będą szeroko otwarte przed mieszkańcami.

Tekst płatny.